Gestione Documentale e dei Processi
ARXivar è la soluzione per la gestione dei documenti elettronici completa e scalabile per tutte le dimensioni d’impresa; una piattaforma centralizzata di Document & Process Management in cui archiviare documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi aziendali (ERP/Gestionale, posta elettronica, fax, suite office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..),
La soluzione di gestione documentale mette a disposizione strumenti di gestione per condividere, collaborare, far circolare e movimentare tali documenti e informazioni, gestirne le revisioni, applicare note ed allegati. Tutte le operazioni vengono registrate in appositi log disponibili agli amministratori del sistema.
Il software è utilizzabile anche via Web ed è dotato di strumenti per il controllo e la ricerca profonda delle informazioni.
Le funzionalità implementabili:
- Gestione documentale (word, excel, mail, fax, CAD, immagini, etc.)
- Archiviazione, dematerializzazione, ciclo attivo/passivo
- Conservazione sostitutiva
- Workflow, gestione ed automatizzazione dei processi
ARXivar consente piena ed immediata disponibilità di TUTTE le informazioni presenti in azienda.
ARXivar Automotive
ARXivar DPM (Dealer Process Management) è la versione specifica per il mondo delle concessionarie auto, una verticalizzazione del software di gestione documentale e workflow che permette di gestire i processi tipici dell’attività automotive.
VENDITA VETTURA NUOVA
Il software ARXivarDPM gestisce tutto il processo di vendita di una vettura NUOVA mantenendo aggiornata una “cartellina virtuale” con tutti i documenti legati alla vendita (contratto, documenti di identità del Cliente, documenti di pagamento, libretto di circolazione…..), e la consegna tramite “task” sulla scrivania virtuale di chi è coinvolto nel processo.
Esiste una versione base che segue il processo essenziale ed una versione best practice che include compiti a valore aggiunto: il ritiro di un’auto usata con la scheda di perizia, l’approvazione del contratto da parte dei Responsabili Vendita, la conferma dell’incasso e l'autorizzazione all’immatricolazione dell’auto, fino alla verifica della soddisfazione del Cliente.
VENDITA VETTURA USATA
ARXivar DPM gestisce anche tutte le fasi del processo di vendita di una vettura USATA: i documenti sono virtualmente raccolti nella “cartellina di vendita”: tutta la gestione della pratica dalla raccolta del contratto con l’acquisizione della documentazione necessaria, al ricondizionamento della vettura usata, alla fase di trapasso, fino alla consegna al Cliente.
GESTIONE MULTE
Con ARXivar DPM viene razionalizzata la gestione delle multe:
- ARCHIVIO e ASSOCIAZIONE DOCUMENTI: Le multe, archiviate in ARXivar e associate ai documenti che compongono la pratica (la rinotifica alle autorità, eventuale contratto di noleggio, il certificato di proprietà usato, la ricevuta di ritorno della raccomandata, la ricevuta di pagamento…), saranno consultabili velocemente e facilmente;
- SCADENZE: con l’apposito campo “scadenza” è possibile tenere costantemente sotto controllo le scadenze delle multe;
- GESTIONE ATTIVITA’: ogni attività viene assegnata ad un utente coinvolto, che avrà dei promemoria grazie ai task del processo.
AUTORIZZAZIONE SPESE
Con ARXivar DPM è possibile gestire il delicato argomento delle autorizzazioni alle spese del Dealer. Nel processo, ogni richiesta di spesa deve essere autorizzata dal Responsabile di Settore e della Direzione, e tutta la documentazione associata (richiesta di acquisto, ordine, preventivo, bolla, fattura, …) sarà sempre consultabile.
L’ufficio Acquisti avrà sotto controllo lo stato degli ordini ed i budget di spesa, l’Amministrazione avrà tutte le informazioni per procedere al pagamento delle fatture.
GESTIONE RECLAMI
ARXivar DPM gestisce il reclamo del Cliente secondo i requisiti richiesti dalla norma Iso 9001: tutti i documenti che compongono la pratica di reclamo sono associati tra loro, ogni attività del processo è assegnata tramite “task”, così da gestire il caso nel rispetto dei tempi e da monitorare per correttivi a lungo termine.
Sono coinvolte in questo processo anche le pratiche di reclamo affidate al Legale.
Attraverso la corretta gestione di un reclamo ARXivar garantisce un modo per migliorare l’organizzazione aziendale.
Arxivar Gestione Documentale
ARXivar gestisce tutta la documentazione e le informazioni aziendali: documenti, note ed allegati a tali documenti, log, associazioni, e relazioni tra documenti, fascicoli,protocolli, i promemoria.
Può essere implementata l’archiviazione documentale in modo massivo, la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo con importazione e profilazione automatica.
Altre funzionalità consentono la creazione e l’utilizzo di liste di distribuzione ed anche la condivisione di informazioni all'interno dell'azienda.
- Archiviare i documenti da file, da cartelle di archiviazione automatica, da fax server, da Exchange-Outlook, da scanner, da spool di stampa, etc..
- Condividere le informazioni in un unico repository dove tutti in azienda potranno avere la stessa versione sempre aggiornata dei documenti e rintracciarne le revisioni.
E’ possibile gestire l'intero ciclo documentale, dall'archiviazione alla spedizione via fax/mail, dal raggruppamento dei documenti in pratiche o commesse alla sincronizzazione delle informazioni con ERP e prodotti gestionali.
Arxivar Workflow
La chiave del successo in azienda è la capacità di identificare e gestire i processi chiave, processi di business che coinvolgono un insieme di attività coordinate e supportate da persone, tecnologie e conoscenze: evadere un ordine, rispondere ad una richiesta del cliente o produrre un nuovo bene di consumo.
La gestione dei processi risponde alla necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.
Il workflow di ARXivar consente all'azienda di semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle. E’ possibile gestire uno dopo l'altro i processi aziendali più critici e integrarli con l'organizzazione funzionale esistente.
Con il workflow designer (disegnatore grafico di flowchart) si definiscono azioni, tempi, le persone coinvolte nell’attività, secondo il percorso procedurale determinato.
Attraverso l'informatizzazione del processo aziendale si automatizzano delle fasi di processo e si definiscono gli standard di lavoro, che possono poi essere monitorati; è possibile così identificare tempestivamente le criticità e rendere disponibili strumenti per gestire le eccezioni in un processo in corso.
Riducendo i tempi di esecuzione dei processi aziendali si ottengono benefici in termini di efficacia ed efficienza e di conseguenza si riducono i costi di gestione .
Arxivar Archiviazione Sostitutiva
La soluzione ARXivar permette anche l'archiviazione sostitutiva a norma di legge.
Attraverso la procedura di archiviazione ottica i documenti cartacei vengono fotografati usando apposite apparecchiature e memorizzati su dischi ottici, in modo da poter essere facilmente reperiti e visualizzati utilizzando un qualsiasi personal computer.
Questa procedura fa parte delle semplificazione introdotte dal legislatore ed unita a circolari, interpelli e delibere esplicative ed attuative di CNIPA e dell'Agenzia delle Entrate, ha di fatto dato una forte spinta alla dematerializzazione dei documenti.
Le imprese possono quindi introdurre in azienda l’archiviazione sostitutiva, portando a profitto una consistente riduzione dei costi e un incremento dell'efficienza operativa di fatto tradotta in maggiore competitività.